TC: Entidad pública debe agotar las diligencias necesarias para ubicar la documentación solicitada por el ciudadano

Considerandos destacados: 11. Respecto de los documentos indicados como “no habidos en archivo” (numerados 6, 7, 8, 9, 18 y 19), conforme lo señalado en el anexo 2 del Oficio N° 00320-2013-CG/SGCE, la Contraloría General de la República ha argumentado que al no encontrarse los mismos en sus archivos, no esta obligada a entregarlos. 12. En consideración de este Tribunal, esta fundamentación resulta insuficiente a efectos de denegar el requerimiento de información. El artículo 13 del TUO de la Ley 27806, señala que ante la inexistencia de datos, la entidad debe comunicar por escrito tal hecho; sin embargo, esto no implica apelar a la “no existencia” de dicha información para eludir responsabilidad (véase, STC. Exp. N.° 01410-2011-PI-ID/TC F.J.8). Por ende, es necesario que la Contraloría General de la República agote las diligencias necesarias a efectos de localizar la documentación requerida, mas aún si este Tribunal ha verificado de autos que la información solicitada en dichos documentos es de su competencia funcional y se ha elaborado en la propia institución.


EXP. 07675-2013-PHD/TC
MOQUEGUA
SEGUNDO AUGUSTO MONDRAGÓN BECERRA

SENTENCIA DEL TRIBUNAL CONSTITUCIONAL

En Lima, al primer día del mes de marzo de 2018, el Pleno del Tribunal Constitucional, integrado por los señores magistrados Blume Fortini, Espinosa-Saldana BarreraMiranda Canales, Ramos Núñez, Sardón de Taboada y Ledesma Narváez, pronuncia la siguiente sentencia, con el abocamiento del magistrado Ferrero Costa, aprobado en la sesión de Pleno de fecha 5 de setiembre de 2017. Asimismo, se agrega el fundamento de voto del magistrado Blume Fortini.

ASUNTO

Recurso de agravio constitucional interpuesto por don Segundo Augusto Mondragón Becerra contra la resolucion de fojas 216, de fecha 14 de octubre de 2013, expedida por la Sala Mixta Descentralizada de Ilo de la Corte Superior de Justicia de Moquegua, que declaró improcedente la demanda de autos.

En fecha 5 de abril de 2013, don Segundo Augusto Mondragón Becerra interpone demanda de hábeas data contra la Contraloría General de la República, el procurador público a cargo de los asuntos judiciales de los asuntos de la Contraloría General de la República y la secretaría general de dicha institución, doña Carla Salazar Lui Lam. Solicita se le proporcione copias fedateadas de la siguiente documentación:

1. Oficio  N.° 1951-2002-CG/DC, dirigido al alcalde de la Municipalidad Provincial de Ilo por el Contralor General de la República, con sello de recepción de dicha municipalidad.
2. Hoja de Evaluación N.° 022-2003-CG-OCI-MSO, de fecha 19 de mayo de 2013.
3. Hoja de Evaluación N.° 027-2003-CG/OCI-MSO, de fecha 9 dejunio de 2013.
4. Hoja de Evaluación N.° 036-2003-CG-OCI-MSO.
5. Memorando N.° 131-2003-CG-OCI-MSO, de fecha 19 de mayo de 2013.
6. Memorando N.° 163-2003-CG/OCI, emitido por James Mendoza Ahumada,
gerente de los Órganos de Control Institucional.
7. Oficio N.° 1451-2003-CG/DC, remitido por el Contralor General de la
República al alcalde de la Municipalidad Provincial de Ilo, con sello de
recepción de la Secretaría General de la citada municipalidad, de fecha 18 de
agosto de 2003.
8. El Proyecto de Informe Especial S/N elaborado por la Oficina Regional de
Control de Arequipa, derivado de la sección de control, la cual realizó a la
Municipalidad Provincial de Ilo entre los meses de noviembre y diciembre de
2002.
9. Oficio con el cual la Oficina Regional de Control de Arequipa remite a la
Contraloría General de la República-Sede Central el Informe Especial S/N,
elaborado por la Oficina Regional de Control de Arequipa, derivado de la
sección de control que realizó a la Municipalidad Provincial de Ilo entre los
meses de noviembre y diciembre del 2002.
10. Informe Especial N.° 221-2003-CG/ORAR.
11. Informe de Control N.° 310-2003-CG/ORAR.
12. Oficio N.° 2417-2003-CG/DC, con el cual el contralor remite al alcalde de la
Municipalidad Provincial de Ilo el Informe de Control N.° 310-2003-CG/ORAR,
con el sello de recepción de dicha municipalidad.
13. Cédula de Calificación de Hallazgos emergentes de la acción que realizó la
Contraloría General de la República a la Municipalidad Provincial de Ilo en el
año 2002, y que sustenta las observaciones del Informe de Control N.° 310-
2003-CG/ORAR.
14. Demanda de Indemnización de Daños y Perjuicios en contra de don Segundo
Augusto Mondragón Becerra, presentada ante el Primer Juzgado Mixto de Ilo
(Exp. 609-1-JMI), con el sello de recepción del juzgado.
15. Oficio N.° 021-2002-CG/ORAR-MPI-H, emitido por don Pedro Oviedo
Vásquez, jefe de la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de la
República, a don Segundo Augusto Mondragón Becerra, donde conste el cargo
de recepción.
16. La Carta N.° 002-2003-SMB, de fecha 6 de enero de 2003, presentada por don
Segundo Augusto Mondragón Becerra a la Comisión de Auditoría de la
Contraloría General de la República, con el sello de recepción e integrada por
los siguientes documentos:

16. 1 Las aclaraciones y comentarios de 23 folios
16.2 Del Anexo 1 de 13 folios
16.3 Del Anexo 2 de 53 folios
16.4 Del Anexo 3 de 162 folios
16.5 Del Anexo 4 de 19 folios

17. Carta N.° 003-2003-SMB, presentada por don Segundo Augusto Mondragón
Becerra a la Comisión de Auditoría de la Contraloría General, con el sello de
recepción correspondiente.
18. Del registro en donde se haya anotado la recepción de la Carta N.° 463-2002-
11-DL-MPI, dirigida por el jefe de la División de Logística de la Municipalidad
Provincial de Ilo a don Pedro Oviedo Vásquez jefe de la Comisión de Auditoría
de la Contraloría General, de la acción de control a la Municipalidad Provincial ” de Ilo correspondiente al año 2002.
19. Cédula de recepción correspondiente del Examen especial a la Municipalidad
Provincial de Ilo que llevó a cabo la Oficina Regional de Control de Arequipa –
Contraloría General entre los meses de noviembre y diciembre de 2002, donde
esté registrada la Carta N.° 463-2002-DL-MPVÉsa Carta fue dirigida por el jefe
de la División de Logística de la Municipalidad Provincial de Ilo, licenciado don
José Genaro Mendoza Herrera, a don Pedro Oviedo Vásquez, jefe de la
Comisión de Auditoría de la Contraloría General, de dicho examen especial.

El recurrente señala que se genera aquí un excesivo costo de reproducción de copias de
documentos, que no se corresponde a lo establecido en el Texto Único de
Procedimientos Administrativos de la Contraloría General de República. De otro lado,
solicita se remitan los actuados correspondientes al Ministerio Público en virtud de la
presunta comisión de delitos por parte de la demandada doña Carla Salazar Lui Lam,
para los fines pertinentes, y se condene a esta parte con el pago de los costos procesales.

Sostiene el actor que, con fecha 10 de enero de 2013, solicitó a la emplazada la entrega
de copias certificadas de 27 documentos (en tres juegos cada uno). Este pedido fue
respondido mediante el oficio N.° 00084-2013-CG/SGE, cursado por la Contraloría
General de la República, en el cual se le informó que los documentos solicitados no se
encontraban en alguna causal de excepción del Texto Único Ordenado de la Ley 27806,
Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública. Asimismo, y a efectos de su
entrega, debía abonar una suma para su reproducción, luego de lo cual la
documentación sería puesta a su disposición en la mesa de partes correspondiente. Pór
último, el oficio en mención refiere que la entrega de los restantes 19 documentos (8
fueron entregados en el anexo al oficio) iba a realizarse, una vez que dichos documentos
fueran encontrados. Ante ello, el recurrente pidió por escrito se le informe en qué fecha
se le otorgarán los restantes documentos, pedido que fue respondido por otro oficio
donde se expresaron las mismas razones señaladas en el primer oficio.

El procurador público a cargo de los asuntos judiciales de la Contraloría General de la
República contesta la demanda de Hábeas Data, a fojas 139. Alega que solo existen
copias simples de los documentos señalados desde el número 1 hasta el 6 (puntos 1, 2,
4, 5, 11,12 de la documentación presentada supra) correspondientes al anexo N.° 2 (f.
40). Asimismo, agrega que dicha entidad no se encuentra obligada a entregarle los
documentos indicados desde el número 7 hasta el 13 (puntos 6, .7,- 8, 9, 18, 19 de la
documentación exigida por el demandante), porque no se encuentran en sus archivos.
Respecto al numeral 11 del anexo 2, demanda de Expediente N.° 609-2003, afirma que, al estar frente a un proceso en trámite contra el recurrente, no le corresponde la entrega
de información de actos judiciales. Adjunta a la contestación el Oficio N° 00320-2013-
G-SGE, del 5 de abril de 2013, es decir, posterior a la interposición de la demanda de
abeas data. Allí se hace entrega de seis documentos, reduciendo el número de
documentos no entregados a trece.

El Segundo Juzgado Mixto del Puerto de Ilo de la Corte Superior de Justicia de
Moquegua, mediante resolución de fecha 22 de julio de 2013, declaró improcedente la
demanda, al considerar que la entidad demandada entregó catorce documentos
solicitados por el actor. Respecto a los trece restantes, hace notar que seis documentos
obran en copias simples, y no en original, en el archivo de la demandada. Por tal
motivo, esos documentos no han podido ser fedateados. Asimismo señala que los otros
siete no obran en poder de la Contraloría General de la República, sino en la
Municipalidad Provincial de Ilo. Concluye que la entidad demandada no puede
otorgarle dicha documentación.

La Sala Mixta Descentralizada de Ilo de la Corte Superior de Justicia de Moquegua, por
resolución de fecha 14 de octubre de 2013, confirmó la apelada, tras considerar que los
documentos solicitados por el recurrente no se encuentran en poder de la Contraloría
General de la República, sino en la Municipalidad Provincial de Ilo. Por ello, a su
juicio, la demandada no puede otorgar al recurrente dicha documentación. Agrega que
el actor debe solicitar ante el órgano jurisdiccional la documentación obrante en el
expediente, correspondiente a la demanda de indemnización por daños y perjuicios. Y
con respecto a los documentos restantes, señala que estos obran en poder de la entidad
demandada en copias simples, por lo que no puede entregárselos al actor.

En el recurso de agravio constitucional (fojas 231), el actor solicita que la presente
demanda sea declarada fundada; y que, en consecuencia, se le otorgue los 13
documentos que precisa en el referido recurso (documentación descrita en los puntos 1,
2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 14, 18 y 19 de la demanda).

FUNDAMENTOS
Delimitación del petitorio
El objeto de la demanda es el otorgamiento, por parte de la Contraloría General de la
República, de las copias fedateadas de la documentación señalada en los puntos 1 al
13 de la demanda. Señala el demandante que se habría vulnerado su derecho de
acceso a la información pública por no haberse hecho entrega de esta documentación.

Sobre la afectación del derecho a la información pública regulado en el artículo 2°, inciso 5,  de la Constitución 

Argumentos del demandante
La parte demandante, mediante el recurso de agravio constitucional, solicita que
la presente demanda sea declarada fundada. En consecuencia, pide se le otorguen
los trece documentos restantes que precisa en el referido recurso (documentos
descritos en los puntos 1, 2,4 al 9, 11, 12, 14, 18 y 19 de la solicitud de acceso a
la información pública). Asimismo, refiere que la entidad tenía la obligación de
custodiar dicha documentación por un periodo de 30 años.

Argumentos de la parte demandada
El procurador público a cargo de los asuntos judiciales de la Contraloría General
de la República contesta la demanda (f. 139). Alega que solo existen copias
simples de los documentos señalados de números 1 al 6, las cuales corresponden
al anexo N° 2 (f.40). Agrega que dicha entidad no se encuentra obligada a
entregarle al actor los documentos indicados en los números 7 al 13, porque no se
encuentran en sus archivos. Basa su defensa en el artículo 13 del TUO de la Ley
de Transparencia y Acceso a la información pública, Ley N.° 27806.

Consideraciones del Tribunal Constitucional
1. El derecho fundamental de acceso a la información pública se encuentra
reconocido en el artículo 2, inciso 5, de la Constitución de 1993, y es enunciado
como la facultad de “(…) solicitar sin expresión de causa la información que
requiera y a recibirla de cualquier entidad pública, en el plazo legal, con el costo
que suponga el pedido. Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad
personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad
nacional”. También está reconocido en el artículo 13 de la Convención Americana
sobre Derechos Humanos y ha sido desarrollado por la Corte Interamericana de
Derechos Humanos en el caso Claude Reyes vs. Chile, del 19 de setiembre del 2006, fundamento 77.

2. En el presente caso, conforme asevera el actor en su recurso de agravio
constitucional, queda pendiente de entregársele solo 13 documentos de los 19 que
demandaba inicialmente, documentos descritos en los puntos 1, 2, 4 al 9, 11, 12,
14, 18 y 19 de la demanda. Se acredita que efectivamente le fueron entregados los
otros seis documentos en el anexo 1 al oficio N.° 00320-2013-CG/SGE, a fojas 39.
Se acredita también que mediante escrito a fojas 151, la parte demandante
ce la entrega de catorce documentos en total.
3. Estando a lo expuesto, este Tribunal considera que sólo merece un
pronunciamiento de fondo, mediante la presente sentencia, el otorgamiento por
parte de la Contraloría General de la República de los mencionados trece
documentos.

Sobre la obligación de entregar los documentos requeridos en el caso concreto

4. Respecto de los documentos numerados 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11 y 12, se verifica
que se trata de documentos elaborados por la propia Contraloría General de la
República. Se trata de oficios, memorandos e informes, sobre los que no existe
mayor duda que son parte de los procedimientos que ha llevado la propia
Contraloría General de la República, pues incluso se identifican con sus siglas, lo
cual no ha sido observado por la parte demandada.
5. Cabe recordar sobre ello que, conforme al principio de publicidad, opera la
presunción de que los documentos elaborados por la propia entidad pública están
disponibles para el acceso, salvo se presente alguna de las excepciones prevista
en el TUO de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública. Sobre
ello, la parte demandada no presenta argumentos que permitan siquiera inferir que
la información requerida esté sujeta a excepción por ser información clasificada,
reservada o confidencial. De hecho, ha señalado que las razones por las cuales no
hace entrega de los documentos son a) por no contar con los documentos
originales que permitan autenticar las copias (documentos 1, 2, 4, 5, 11 y 12); o. b)
porque no se pueden ubicar en los archivos de la Contraloría General de la
República (6, 7, 8, 9).
6. Ahora bien, y con respecto de los documentos numerados 1, 2, 4, 5, 11 y 12 de la
demanda, mediante Oficio N.° 00320-2013-CG/SCGE (f. 38), cursado por la
Contraloría General de la Republica al recurrente, se le informa que la
documentación requerida obra en copias simples en sus archivos. A razón de ello,
el procurador público a cargo de los asuntos judiciales de la Contraloría General
de la República ratifica que no podría entregarle copias fedateadas de dichos documentos (fojas 139).
7. Esta aseveración no es compartida por este Tribunal. Como se desprende de autos,
dicha entidad en efecto ha entregado copias simples de copias fedateadas de
documentos, como se verifica en las copias del Oficio N.° 1951-2002-CG/DC (f.
41 a 43). De allí que razonablemente pueda inferirse que existen originales, los
cuales en su momento han sido fedateados y que pueden encontrarse en los
archivos de la Contraloría General de la República.
8. Respecto del documento numerado 14 en la demanda, es decir, la demanda de
indemnización por daños y perjuicios contra el recurrente en este proceso de
habeas data, Segundo Mondragón, presentada ante el Juzgado Mixto de Ilo, se ha
señalado que dicho documento no puede entregarse, pues corresponde ser
requerida al juzgado aquí mencionado.
9. Si bien esto, a primera vista, pareciera ser correcto, en rigor, no se trata de los
mismos documentos pues uno es el escrito de demanda ingresado al Juzgado
Mixto de Ilo; y el segundo, el requerido por el demandante, el cargo de esta
demanda en el que se señala la fecha de recepción. Esta diferencia, aparentemente
menor, tiene mucho sentido en tanto permite la verificación entre uno y otro
documento. Exigir, en ese sentido, que al recurrente el Juzgado le entregue copia
de la demanda ingresada, aun cuando regularmente contendrá la misma
información, evitaría dicho control que el demandante podría realizar.
10. En consecuencia, también respecto de este extremo se ha violado el derecho de
acceso a la información pública, más aun si el artículo 61.1 del Código Procesal
Constitucional detalla expresamente que mediante el proceso de hábeas data se
puede solicitar la información que entidades públicas “[…] generen, produzcan,
procesen o posean, incluida la que obra en expedientes terminados o en trámite”.
Por ende, no corresponde a la entidad eludir responsabilidad, basándose en el
criterio de “ser un proceso en trámite” en sede judicial.
11. Respecto de los documentos indicados como “no habidos en archivo”
(numerados 6, 7, 8, 9, 18 y 19), conforme lo señalado en el anexo 2 del Oficio N°
00320-2013-CG/SGCE, la Contraloría General de la República ha argumentado
que al no encontrarse los mismos en sus archivos, no está obligada a entregarlos.
12. En consideración de este Tribunal, esta fundamentación resulta insuficiente a
efectos de denegar el requerimiento de información. El artículo 13 del TUO de la
Ley 27806, señala que ante la inexistencia de datos, la entidad debe comunicar
por escrito tal hecho; sin embargo, esto no implica apelar a la “no existencia” de
dicha información para eludir responsabilidad (véase, STC. Exp. N.° 01410-2011-PHD/TC F.J.8). Por ende, es necesario que la Contraloría General de la República agote las diligencias necesarias a efectos de localizar la documentación requerida, más aún si este Tribunal ha verificado de autos que la información solicitada en dichos documentos es de su competencia funcional y se ha elaborado en la propia institución.
13.  Estando a lo expuesto, este Tribunal verifica un incumplimiento de la demandada
en la entrega de la documentación fedateada (puntos 2, 4, 5, 11 y 12) que amerita
ser tomado en consideración a efectos de la sentencia.

Sobre el importe correspondiente a los costos de reproducción

14. El derecho de acceso a la información, enunciado en el inciso 5) del artículo 2° de la
Constitución, establece que “toda persona tiene derecho a solicitar sin
expresión de causa la información que requiera y a recibirla de cualquier entidad
pública, en el plazo legal, con el costo que suponga el pedido”.
15. No obstante lo expuesto, en reiterada jurisprudencia, el Tribunal ha señalado que
“[e]l derecho de acceso a la información pública resultaría siendo ilusorio si el
costo que se exige por la reproducción de la información representa un monto
desproporcionado o ausente de un fundamento real. Ello ocasionaría el efecto
práctico de una denegatoria de información” (EXP. N.° 01912-2007-HD/TC
F.J.4). Por la razón señalada, se ha expresado además que solo deben ser incluidos
los gastos que se encuentren directa y exclusivamente vinculados con la
reproducción de la información solicitada. (EXP. N.° 3351-2008-HD/TC F.J.8).
16. Los costos de reproducción deben ser cuantificados conforme a lo dispuesto por
el artículo 20 del TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la información
Pública. En el presente caso, pese a que en su Texto Único de Procedimientos
Administrativos, la Contraloría General de la República había establecido, al año
2013, el costo de reproducción por unidad de fotocopiado en S/. 0.1184
céntimos de nuevo sol, según lo expresado en la demanda (f. 24) se ha efectuado
el cobro al demandante de S/. 0.50 céntimos de nuevo sol por cada unidad de
fotocopiado. Dicha afirmación no ha sido contestada por la parte demandada ni
fue objeto de pronunciamiento por los órganos judiciales que conocieron este
proceso de hábeas data, a pesar de haberse fundamentado expresamente que este
exceso en el cobro restringía el derecho fundamental alegado.
17. Atendiendo a lo expuesto, este Tribunal considera necesario que la demandada
ajuste sus tasas por concepto de reproducción, conforme a los criterios
establecidos en el artículo 20 del TUO de la ley N.° 27806.

CONTINÚA…

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