La simplificación en el acceso al expediente judicial y sus avances

El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, mediante Resolución Administrativa 093-2018-CE-PJ, de fecha 14 de marzo de 2018, decidió “autorizar a las Cortes Superiores de Justicia del país, para que permitan la toma de notas de la información contenida en los expedientes judiciales, a través de mecanismos de digitalización o con el uso de teléfonos celulares”.

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Como antecedente de dicha resolución, se tiene el artículo 138° del Código Procesal Civil (D. Leg. 768 del 4 de marzo de 1992), que establece lo siguiente: “Artículo 138°.- Examen de autos.- Las partes, sus Abogados y sus apoderados pueden examinar los expedientes judiciales en el local en que se conservan, pudiendo tomar nota de su contenido.”

Interpretar, más que descubrir el sentido de la norma, es atribuir a esta un determinado sentido, así lo señala MARTÍNEZ y FERNÁNDEZ, al hablar de la interpretación jurídica[1]. Así, pues, diríamos que la resolución administrativa, dada la actividad interpretativa se nos presentaría como difícil y problemática: porque nunca existe una única interpretación “correcta”, definitiva y válida para todos los casos, por lo que, el concepto de acceso al expediente como el de “tomar nota”, no estaba definido en la ley, surgiendo así, la interpretación como actividad necesaria[2].

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Es así que la interpretación que le otorgaba la administración de justicia al artículo 138 del CPC, sobre “tomar nota de su contenido”, era realizar una lectura visual del contenido del expediente judicial y realizar apuntes de transcripción con lapicero o lápiz en un cuaderno de notas, aparte. Es decir, quedaba prohibido cualquier tipo de obtención de información que no sea por los medios mencionados. Es más, para asegurarse de que esto se cumpla, se instalaron cámaras de videovigilancia para el resguardo del expediente en la sala de lectura.

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Después de 26 años de vigencia y aplicación de interpretación otorgada al artículo 138 del CPC, el Poder Judicial, entendiendo que el sistema democrático es perfectible, ha venido adaptándose a los cambios normativos en sus sistemas procesales, como el procesal penal, laboral (y en otros países latinos el procesal civil), razón por la cual, en aplicación de uno de los fines de dichos sistemas procesales, de garantizar el derecho de las partes, le ha dado una interpretación mucho más amplia a dicha norma, tanto más, que al tiempo transcurrido, nuestra sociedad ha sufrido una serie de cambios y entre ellos a nivel de la tecnología.

Para tener mayor alcance de la interpretación o lo que se entiende por “la toma de notas (…), a través de mecanismos de digitalización o con el uso de teléfonos celulares”, es necesario tener en cuenta lo que se entiende por “digitalización de documentos” La Real Academia de la Lengua Española, señala que digitalizar significa registrar datos en forma digital, así como convertir o codificar en números, dígitos, datos o informaciones de carácter contínuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro. Según la enciclopedia virtual Wikipedia, se entiende por tal, al proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital. Y por el término completo, señala que digitalización de documentos es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología computacional. Una cámara digital o un escáner sacar una fotografía electrónica, que convierte la imagen del documento en códigos numéricos para que sean tratados por el ordenador mediante un software de captura.​ La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio. La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital encargándose de la conservación de la información de los documentos”.[3]

Con las definiciones señaladas, queda claro que lo que el Poder Judicial pretende es simplificar el acceso al expediente judicial, de manera rápida, fiable y segura, que procure en lo posible garantizar el derecho de defensa de las partes. Siendo así, ahora las partes también deben contribuir con la dinamicidad de los procesos judiciales, por lo que, de seguro, ya no habrá excusas para señalar algún impedimento de acceso al contenido completo de los documentos contenidos en el expediente, porque nada más rápido que sacarle fotos con el teléfono celular y poder visualizarlo o imprimirlo, y en el caso de CD éstos podrán ser digitalizados, es decir, copiados en otro soporte digital sin mayor trámite, como sucede con la obtención de audios de audiencias orales en el proceso penal.

Por otro lado, teniendo la interpretación (extensiva) de parte del órgano competente sobre el artículo 138 del Texto Único Ordenado (TUO) del Código Procesal Civil (CPC), resulta innecesario el proyecto de ley de modificación presentado por el congresista Lucio Ávila Rojas. Mas bien, el Poder Judicial con buena reacción, ha demostrado que para cubrir las necesidades de los justiciables no necesariamente requiere de la intervención del Poder Legislativo, sino de revisar sus propias normas y darles la interpretación que corresponde conforme a los cambios que venimos viviendo.

Considero que, a la luz del nuevo sistema procesal penal, se viene dando la pauta sobre la adaptación a estos nuevos tiempos con el uso de la tecnología y las redes sociales, como las casillas electrónicas (notificaciones de juzgado a nivel nacional), los correos electrónicos, el WhatsApp[4], las notificaciones para audiencias vía llamadas telefónicas al celular de abogados[5] con el aplicativo CSJ Cusco (Corte Superior de Justicia de Cusco), el skype para audiencias por videoconferencia (juicio oral), y finalmente se ha publicado también la Resolución Administrativa 084-2018-CE-PJ, de fecha 14 de marzo del 2018, mediante el cual se aprueba los Lineamientos para el Desarrollo e Instalación de Audiencias Realizadas en los Procesos Penales bajo los Alcances del Nuevo Código Procesal Penal, mediante el Uso de Videoconferencia y otros Aplicativos Tecnológicos de Comunicación – Redes Sociales”.

La disposición administrativa in comento, tiene amplio sustento legal, todavía recogido en la Resolución Administrativa de Presidencia 872-2017-P-CSJCL/PJ, como es el artículo 139, de la Constitución Política del Perú, que prescribe que son principios y derechos de la función jurisdiccional, (…) 4. La publicidad en los procesos, salvo disposición contraria de la ley, 14. El principio de no ser privado del derecho de defensa en ningún estado del proceso. (…).” Ahora el principio de publicidad se complementa con lo establecido en el numeral 5 del artículo 8° de la Convención Americana de Derechos Humanos, el cual señala que la actividad procesal penal es pública, salvo en lo que sea necesario para preservar los intereses de la justicia, así también la doctrina nacional del derecho procesal, enseña que el principio de publicidad del proceso es susceptible de gradación.

En efecto, se señala que “un primer nivel de la publicidad es el hecho de que cualquier persona puede conocer del proceso a través de las audiencias; el proceso puede difundirse a cualquier persona que demuestre interés legítimo (…); el proceso solo es asequible a las partes, sus asesores, defensores, representantes (…); por último, existe la alternativa de la publicidad restringida, que permite que el proceso solo sea de entrega a las partes y sus patrocinantes, pero exclusivamente cuando tengan una intervención directa e inmediata en la actividad procesal”.

Cabe precisar que la norma procesal contenida en el artículo 138° del Código Procesal Civil permite que las partes, sus abogados o sus representantes pueden examinar los expedientes en el local donde se conserven y, asimismo, se encuentran facultados para tomar nota de su contenido, lo que se condice con la gradación del principio de publicidad y el derecho de defensa, donde “el proceso sea asequible, con amplia publicidad para las partes”.

La doctrina nacional, ha precisado que “se advierte de la casuística que algunas sedes judiciales permiten el acceso de material fílmico, fotográfico, magnetofónico y demás formas de reproducción portátil; sin embargo, en otras dependencias la toma de notas se restringe al uso clásico del papel y lápiz” (LEDESMA NARVÁREZ, Marianella. Comentarios al Código Procesal Civil. Análisis artículo por artículo. 5° edición. Gaceta Jurídica, Lima, 2015, p. 402)[6].

Finalmente, cabe precisar que las resoluciones administrativas en mención, dinamizan la actividad jurisdiccional, economizan la actividad laboral de horas-hombre dentro y fuera de la administración de justicia, además de evitar mayor dilación del proceso. Es menester señalar que, dado su carácter y taxatividad, las diferentes cortes superiores deben ejecutar dichos lineamientos sin mayor regulación adicional a efectos de su cumplimiento inmediato.


[1] MARTÍNEZ y FERNÁNDEZ “La interpretación Jurídica”, capítulo 18. Véase aquí.

[2] La interpretación como actividad necesaria, La necesidad de la interpretación, como actividad previa a la aplicación del Derecho, puede encontrar fundamento, entre otras, en las siguientes razones: Muchos de los conceptos jurídicos no están definidos en la ley, otros tienen definiciones incompletas o equívocas y otros son usados en diferentes leyes o en la misma ley, con diferente sentido.

[3] https://es.wikipedia.org/wiki/Digitalizaci%C3%B3n_de_documentos

[4] https://legis.pe/juez-dicta-sentencia-whatsapp-procesado-vive-chile/

[5] https://larepublica.pe/sociedad/1216194-corte-de-cusco-avisara-al-celular-de-los-abogados-hora-fecha-y-lugar-de-audiencias

Abogado por la Universidad Nacional de San Antonio Abad de Cusco; con estudios de especialización en el Nuevo Código Procesal Penal, y estudios de Destrezas en Litigación Oral en la Universidad de California - Western School Of Law, San Diego, EE.UU. Integrante del Estudio Jurídico Chávez & Pilares Abogados – Cusco, Ex Defensor Público en Cusco por cinco años, desde su vigencia en octubre del 2009.