Límites de la representación en el procedimiento de conciliación extrajudicial

La Ley de Conciliación, Ley 26872, su Reglamento y sus modificatorias han desarrollado diversos supuestos en los cuales las partes que participan en la audiencia de conciliación pueden ser representadas a través de un apoderado, otorgando a través de la misma normativa la obligación al Centro de Conciliación de verificar la autenticidad y vigencia de los poderes que se presenten (Quinto párrafo del artículo 14° de la Ley).

Debemos tener presente para efectos del presente artículo, que la conciliación extrajudicial es el mecanismo alternativo de solución de conflictos que tiene como eje central la voluntad de las partes. Es decir, todo lo concerniente a la solución del conflicto traído a conciliación extrajudicial depende única y exclusivamente de las partes y no del centro de conciliación ni del conciliador a cargo del procedimiento. Debemos anotar también que el otorgamiento de facultades es un acto unilateral y voluntario, es decir, es el poderdante quien toma la decisión de facultades va a otorgar y a quien se las va a otorgar.

En relación con las facultades que deben otorgarse se ha establecido que debe de señalarse de forma literal que se otorga poder para conciliar y para disponer del derecho materia de la conciliación (artículo 13 del Reglamento de la Ley de Conciliación, Decreto Supremo N° 014-2008-JUS). La Dirección de Conciliación Extrajudicial y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (DCMA), en sus recomendaciones realizadas en las diversas directivas emitidas, señala que el poder deberá contener facultades para invitar, ser invitado y disponer de derechos. En ese sentido, se ha incorporado dos facultades adicionales a las establecidas en el Reglamento, con la finalidad de evitar discusiones infértiles sobre los alcances de la representación.

El artículo 14 de la Ley 26872, modificada por el Decreto Legislativo 1070, señala cuales son los supuestos en los cuales una persona natural y una persona jurídica pueden ser representadas por apoderado.

Tratándose de personas naturales lo supuestos son:

a) cuando las personas domicilien en el extranjero;

b) cuando las personas domicilien en distintos distritos conciliatorios;

c) se encuentren impedidas de trasladarse al centro de conciliación; y

d) cuando una de las partes se encuentre integrada por 5 o más personas.

En cuanto a las personas jurídicas, la Ley de Conciliación y su Reglamento señalan que ejerce la representación con facultades suficientes para poder conciliar extrajudicialmente, el gerente general y los administradores de las sociedades reguladas por la Ley General de Sociedades, así como los administradores, representantes legales, presidente del consejo directivo o del consejo de administración de las personas jurídicas reguladas por la sección segunda del libro del Código Civil, es decir, las asociaciones, fundaciones y comités, es decir, que solo el nombramiento en estos cargos dentro de las personas jurídicas antes señaladas los facultan para poder disponer de derechos materia del procedimiento de conciliación.

En relación a los elementos que acreditan los supuestos de representación tenemos claro que cuando se trata de personas jurídicas es suficiente la presentación de la vigencia de poder o la copia legalizada notarialmente donde consta el nombramiento en el cargo correspondiente. Tratándose de personas naturales debemos desarrollar cada uno de los supuestos. En ese sentido:

a) Cuando la persona domicilie en el extranjero

Entiéndase como domicilio el lugar habitual de residencia, por lo que deberá presentarse al Centro de Conciliación Extrajudicial el documento que acredite dicho domicilio. El numeral 7 del artículo 13 del Reglamento indica que se debe presentar la constancia de movimiento migratorio.  Debemos tener presente que el certificado migratorio emitido por la Superintendencia Nacional de Migraciones solo acredita que una persona salió o ingreso al país y no su domicilio, siendo posible acreditarse únicamente con el documento nacional de identidad en donde se consigne como domicilio uno fuera del territorio nacional u otro documento idóneo.

b) Cuando las personas domicilien en distintos distritos conciliatorios

En este supuesto se precisa que la persona a participar en la audiencia de conciliación tiene su domicilio en un distrito conciliatorio distinto al que se encuentra el centro de conciliación. En ese sentido, debemos tener en cuenta que los distritos conciliatorios son cada una de las provincias de los departamentos, salvo la provincia de Lima y la Provincia Constitucional del Callao, debiendo ser consideradas ambas como un solo distrito conciliatorio (Cuarta Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento).

En consecuencia, debemos entender que cuando el domicilio del solicitante o del invitado se encuentren en una provincia diferente a donde se encuentra ubicado el centro de conciliación, podrán hacerse representar mediante poder. En la misma línea debemos anotar que deberá acreditarse el domicilio con el certificado domiciliario correspondiente (artículo 14 numeral 7 del Reglamento).

En la actualidad el certificado domiciliario es una declaración jurada, la misma que para darle fecha cierta se legaliza ante notario público o ante el juez de paz (en caso no hubiera notario), esta situación podría economizarse en tiempo y dinero si se permitiera la presentación del DNI en donde se puede evidenciar que el poderdante tiene un domicilio ubicado en un distrito conciliatorio distinto.Cabe mencionar en este extremo que la DCMA ha establecido que los Centros de Conciliación deben limitarse a ver procedimientos conciliatorios en donde el invitado tenga domicilio dentro del distrito conciliatorio al que pertenece, siendo inconsistente este límite considerando que el invitado tiene la posibilidad de otorgar poder para hacerse representar en la audiencia cuando vive en un distrito conciliatorio distinto.

c) Cuando las personas se encuentren impedidas de trasladarse al centro de conciliación

Este supuesto tiene como base la imposibilidad de poder movilizarse al lugar donde se encuentra el centro de conciliación, es decir las personas viven dentro del territorio nacional y además viven dentro del distrito conciliatorio, solo que se le ha vuelto imposible poder asistir a la audiencia programada, debiendo entenderse esta imposibilidad como una situación física-motriz.

Para el ordenamiento legal que rige la conciliación la imposibilidad de trasladarse implica únicamente una discapacidad médica, sea esta temporal o permanente, es más señala que debe acreditarse a través del certificado médico emitido por institución de salud, por lo que, la norma restringe la imposibilidad físico-motriz a únicamente una discapacidad por razones de salud. Debe tenerse presente que una persona puede encontrarse impedido de asistir a una audiencia de conciliación no solo porque se encuentre mal de salud sino también por razones laborales, de estudios, familiares, etc.; y el hecho de que solo se le permita otorgar poder cuando sea por un tema medico limita sus derechos e incluso limita o impide la posibilidad de que pueda arribarse a una solución.

d) Cuando una de las partes se encuentre integrada por 5 o más personas

En este supuesto se le permite la representación cuando en la parte solicitante o en la parte invitada participan 5 o más personas, debe considerarse que es una posibilidad que tienen los integrantes de cada parte, es decir, no están obligados a otorgar poder y pueden participar de manera personal en la audiencia, ahora debemos tener en claro que no es necesario que los 5 deban dar poder a una sola persona, pues la norma no lo señala dejando abierta la posibilidad de cualquier variable.

Como puede verse cada uno de los supuestos requiere de determinadas condiciones para que las personas puedan otorgar poder para ser representadas y cada uno de ellos debe ser acreditado con cierta documentación que la sustente. En esa línea cabe precisar que la conciliación extrajudicial, como se ha señalado anteriormente, es un acto meramente voluntario y la asistencia a la audiencia no es obligatoria, pero el intento conciliatorio si lo es para la parte solicitante.

A título personal debemos señalar que no compartimos la regulación sobre la representación de personas naturales al interior del procedimiento conciliatorio, pues al limitarla únicamente a cuatro supuestos, coloca a las partes en un estado latente de vulneración a sus derechos. Por ejemplo, al solicitante que por razones de trabajo le es imposible poder asistir a una audiencia de conciliación se le niega la posibilidad de otorgar poder y se le coloca en estado latente de vulneración, por que el derecho de accionar que le asiste puede caducar o prescribir. Respecto del invitado, de igual forma, si este no puede asistir por razones de estudio por que se encuentra cursando una especialización a la cual no puede faltar, pero desea enviar a su apoderado para que pueda representarlo y buscar una solución en su nombre, no puede hacerlo por no estar dentro de los supuestos antes descritos, lo que es una evidente limitación a sus derechos.

A nuestro parecer la legislación, si bien tiene por finalidad procurar la participación personalísima de las partes titulares del conflicto con relevancia jurídica, también debe tener presente que estas tienen el derecho a otorgar facultades de representación a quienes ellos consideren necesarios. Como he señalado en líneas anteriores, el otorgamiento de poder es un acto unilateral para que una persona en nombre y representación de otra realice determinadas acciones, es decir, los apoderados llevan la voz y decisión de sus poderdantes, por lo que estimo conveniente que en este sentido La ley de Conciliación y su Reglamento deben eliminar los supuestos de representación para las personas naturales, y regular únicamente que si existe representación legal esta debe ser acreditada con la vigencia de poder respectiva.