La digitalización de documentos con valor legal

Ricardo José Catter Esteban
Abogado Asociado del Estudio Muñiz

Los administradores de las organizaciones productivas evalúan frecuentemente planes para implementar sistemas que optimicen tanto los procedimientos administrativos como de los productos. Ser eficiente no solo garantiza un mayor margen de rentabilidad, sino de crecimiento y expansión.

Entre las variadas estrategias dirigidas a obtener una mayor eficiencia están las herramientas tecnológicas; por ello, la automatización de los procesos productivos resulta de gran ayuda, cuando el mercado así lo requiere. A esto, debe agregarse que las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, sí tendrán un impacto directo en la fuerza laboral humana reduciendo su curva de crecimiento.

Una de las variables que más eficiencia genera dentro de una organización es la tecnificación de las áreas administrativas. Efectivamente, contar con los software que nos ayuden con las declaraciones de impuestos y con el manejo de la contabilidad resulta fundamental. Sin embargo, pocos olvidan el manejo de los archivos documentales; es decir, de aquellos que, generalmente, se guardan en files, cajas, costalillos y demás medios donde se “conservan” papeles provenientes del área contable, legal, recursos humanos, secretarías y hasta de vigilancia. Todos estos documentos, que pueden servirnos para demostrar el cumplimiento de nuestras obligaciones corporativas, tributarias, laborales, y demás, terminan siendo olvidados y desechados sin ningún miramiento por personas que desconocen su valor.

Efectivamente, los papeles cuestan; cuesta mantenerlos organizados, cuesta conservarlos, cuesta ponerlos al servicio de la organización, cuesta eliminarlos; pero el no tenerlos, y necesitarlos, cuesta mucho más.

Por ello, resulta importante organizar los documentos que se mantiene archivados; es decir, clasificarlos, seriarlos, inventariarlos, describirlos y digitalizarlos; esto último con el objeto de poder, posteriormente, utilizarlos a través de un software que nos permita obtener el documento sin necesidad de estar buscándolo físicamente.

Sin embargo, la recomendación uniforme es optar por la digitalización de documentos, pero con valor legal; esto último es clave. De conformidad con lo señalado por el Decreto Legislativo N° 681, digitalizar los documentos con valor legal nos da la seguridad de contar con archivos digitales de aquellos papeles que antes nos quitaban espacio físico y demandaban recursos; todo ello, con el mismo valor de su original. Con ello reducimos nuestros costos de almacenamiento de documentos, pues de lo que guardábamos en decenas de cajas, ahora se podrían tener en disco duro, simplificando nuestros trámites administrativos y reduciendo las contingencias durante las intervenciones de Sunat, Sunafil, Mintra, entre otras entidades de fiscalización.

Digitalizar con valor legal, nos permite tener toda la documentación generada por nuestra organización en forma inmediata, siendo de utilidad el principio de equivalencia documental que consiste en darle al documento digitalizado el mismo valor que tenía el documento en soporte de papel.

Sin embargo, digitalizar con valor legal no es solamente emplear un escáner y digitalizar.  Para digitalizar con valor legal se necesita emplear la firma digital, una línea de producción certificada por una empresa calificada, reconocida y autorizada por el Indecopi, así como la intervención de un fedatario juramentado con especialización en informática, quien da fe que lo digitalizado es idéntico a los papeles que tuvo a la vista.

Solo digitalizando con valor legal, es decir, cumpliendo con todos los requisitos antes señalados, es que podremos eliminar todos nuestros papeles y guardarlos en forma segura en CD, blue ray, disco duro, servidores, y demás.

Los beneficios son muchos, pero hagámoslo con cuidado, y siempre asesorándonos debidamente con un previo diagnóstico situacional de nuestros archivos físicos, para obtener las mejores soluciones frente a los propios problemas que presenta la organización documental digital.