«Sacando copias del expediente se pierde recursos y horas-hombre»

«Cuando solicitan copias se tiene que recurrir a nuestra logística deficitaria, perdiendo recursos y horas-hombre, y si no es posible, entonces el trabajador tiene que ir con el abogado a un centro de fotocopiado privado, con el peligro que se pueda extraviar el expediente».

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El 31 de diciembre de 2017 tuvimos la satisfacción de anunciarles que el presidente de la Corte Superior de Justica del Callao, Walter Benigno Ríos Montalvo, mediante Resolución Administrativa N° 872-2017-P-CSJCL/PJ, había dispuesto nada menos que los órganos jurisdiccionales de ese distrito judicial permitan a los litigantes tomar notas de la información contenida en el expediente, a través de mecanismos de digitalización o con el uso de celulares inteligentes (smartphones).

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En medio de las celebraciones de tan justa e histórica decisión, el juez superior Víctor Jimmy Arbulú Martínez, se puso en contacto con nosotros y nos alcanzó el oficio que le hizo llegar al entonces presidente de la Corte de Lima, el doctor Oswaldo Ordoñez Alcántara, hacia el año 2016.

En dicho documento el doctor Arbulú, luego de hacer un diagnóstico de la situación, planteaba la necesidad de que la Corte se ponga a tono con los tiempos y utilice la tecnología, además de esgrimir interesantes argumentos para hacerlo, y que bien vale la pena discutirlos.

Estimados amigos, no dejemos el asunto aquí. Compartamos este documento y generemos corriente de opinión a favor del uso de las nuevas tecnologías en el quehacer judicial. Ah, y por supuesto, felicitemos al presidente de la Corte Superior de Justicia de Piura, el doctor Jorge Hernán Ruiz Arias, quien en su discurso de hoy anunció que su Corte permitirá también el uso de la tecnología para «tomar nota». Para leer más detalles sobre esta noticia, click aquí.

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Lima, 21 de septiembre del 2016 

Senor Presidente de la Corte Superior de Justicia de Lima
Dr. Oswaldo Ordoñez Alcántara

Presente.-

De mi especial consideración.

Tengo el honor de dirigirme a usted a efectos de presentarle un proyecto para poder mejorar la gestión de las procesos judiciales.

Es un principio de la administración de justicia la gratuidad en materia penal. Este derecho, sin embargo, tiene las limitaciones propias de las carencias en logística de nuestras dependencias que su presidencia ha manifestado en multiples oportunidades.

En los procesos penales los abogados apersonados tienen derecho a acceder a la información de los expedientes, de tal forma que es común la búsqueda de los mismos para leerlos con la consiguiente atención de los trabajadores jurisdiccionales (las salas de lectura).

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Cuando solicitan copias se tiene que recurrir a nuestra logística deficitaria, perdiendo recursos y horas-hombre, y si no es posible, entonces el trabajador tiene que ir con el abogado a un centro de fotocopiado privado, con el peligro que se pueda extraviar el expediente y se gaste horas-hombre en este procedimiento.

Como hay dificultades para la obtención de información, a veces por la cultura de reserva del proceso penal, enraizado en los colegas antiguos que prohíben la entrega de copias, sin querer se generan las condiciones para que se den actos de corrupción.

La restricción de información a los abogados del contenido de su expediente es un factor para que sus defensas sean deficientes y, al no poder identificar las piezas del expediente, se convierten en uno de los factores que contribuyen en la dilación judicial y en la indefensión de sus patrocinados.

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Si tenemos una buena disposición para la entrega de copias en materia penal, bajo un promedio de 20 copias, equiparando su costo a nivel privado, tenemos que el Poder Judicial gasta 2.00 soles. Si para dar este servicio de copias un trabajador utiliza 30 minutos de su tiempo, considerando que percibe 1,500 soles mensuales, tenemos que las horas-hombre cuantificadas nos da 3.125 soles. En suma, los costos son:

  • Valor de las copias:         2.00
  • Valor de horas hombres: 3.125
  • Total:                             5.125

Para sacar 20 copias de un expediente el costo asciende a CINCO SOLES CON CIENTO VEINTICINCO CÉNTIMOS.

Si en un mes en la Corte de Lima se saca copias de 1,000 expedientes, en ese rango tenemos que se gasta CINCO MIL SOLES CON CIENTO VEINTICINCO SOLES.

Si un millar de papel cuesta 25 soles, tenemos que podría comprarse 205 millares de papel para el trabajo jurisdiccional.

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¿Cuál es la solución frente a este problema?

Trasladar el costo a los usuarios del servicio.

¿Cómo?

Permitiendo que los usuarios digitalicen la información que requieran con scanner, cámaras o smartphone. Las reservas las senalará el juez. Por ejemplo, afectación a la intimidad.

El secretario judicial dará cuenta de los folios y la cantidad de estos que hayan sido digitalizados.

Efectos previstos

  • Ahorro en recursos logísticos y humanos.
  • Evitar el estrés provocado en las usuarios y las trabajadores par las conflictos en el acceso a la información.
  • Evitar que la restricción o las dificultades al acceso de información propicien actos de corrupción.
  • Transparentar la información hacia las justiciables.
  • Optimizar el derecho a la defensa con un conocimiento adecuado del expediente judicial par parte de las abogados (piden suspensión de audiencias par falta de conocimiento).

Para el caso de copias certificadas

Esto puede hacerse bajo el mismo procedimiento. El usuario trae las copias para que el secretario las certifique. Este procedimiento puede aplicarse en el fuero civil, donde existe el pago de aranceles.

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Esperando la atención del presente, me despido.

Atentamente,

VICTOR JIMMY ARBULÚ MARTÍNEZ
Juez Superior

PD: Esta propuesta se hace a título personal.