¿Puede el empleador destruir documentos de obligaciones laborales con más de cinco años de antigüedad?

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«Si analizamos la norma comentada encontramos dos supuestos de hecho: los documentos de obligaciones laborales económicas y las constancias de pago de obligaciones laborales económicas. En primer término, es necesario destacar que ambos supuestos de hecho precisan que tanto la documentación como las constancias de pago deben estar relacionadas con las obligaciones laborales “económicas”. Es decir, la norma solo alcanza a obligaciones laborales que tengan un contenido o consecuencia que implique una obligación patrimonial, traducida en un pago.»

A fines del mes de diciembre del año 2016, se expidió el Decreto Legislativo 1310, el cual incluye una serie de medidas de simplificación administrativa; entre las cuales se encuentra la siguiente:

3.4 Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones.

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La finalidad concreta de esta disposición es regular el espacio de tiempo que los empleadores deben conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas. Al respecto, es interesante resaltar que en la exposición de motivos se consigna lo siguiente: “[…] ninguna autoridad puede exigir documentos laborales con una antigüedad mayor a los 5 años para fiscalizar o verificar el cumplimiento de derechos laborales”.

Asimismo, se indica en la exposición de motivos que “[…] no es razonable mantener a las entidades empleadoras a la expectativa de reclamos laborales sin un límite temporal”. Como vemos, la finalidad evidentemente es favorecer al empleador. [Descargue aquí la exposición de motivos completa].

Si analizamos la norma comentada encontramos dos supuestos de hecho: los documentos de obligaciones laborales económicas y las constancias de pago de obligaciones laborales económicas. En primer término, es necesario destacar que ambos supuestos de hecho precisan que tanto la documentación como las constancias de pago deben estar relacionadas con las obligaciones laborales “económicas”. Es decir, la norma solo alcanza a obligaciones laborales que tengan un contenido o consecuencia que implique una obligación patrimonial, traducida en un pago. Por ejemplo: remuneraciones, horas extras, vacaciones, gratificaciones, CTS, asignación familiar, etc.

Respecto al primer supuesto, entendemos que la norma se refiere a todo documento relacionado con obligaciones laborales económicas. Por ejemplo: registros de ingreso y salida, memos de movimiento de personal, memos de salida de vacaciones, contratos de trabajo, convenios de compensación de horas extras, y cualquier otro documento relacionado con obligaciones laborales económicas. La norma no alcanzaría a las planillas de pago, pues estas tienen una regulación especial respecto a su tratamiento y conservación.

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Respecto al segundo supuesto, la norma se refiere a constancia de pago de obligaciones laborales, entre las que podríamos mencionar las boletas de pago, constancias de depósitos en cuentas bancarias, cheques, liquidación de beneficios sociales, liquidación de pago de utilidades, etc.

Habiendo fijado el alcance de los supuestos de hecho de la norma, podemos pasar a la consecuencia jurídica, la cual indica que el empleador solamente está obligado a conservar dichos documentos por 5 años contados desde que se “efectúa el pago”. En cuanto al plazo establecido no hay discusión; pero surge la duda respecto al punto de inicio del cómputo de dicho plazo. Es importante destacar que la norma no indica que el plazo corra desde la fecha en que “debía realizarse el pago” sino desde la fecha en que este se haya efectuado; por lo que podría entenderse que en los casos en que el empleador no haya cumplido con el pago del beneficio reclamado los 5 años no se empezarán a contar.

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Considerando la finalidad para la cual fue expedida, según su exposición de motivos, creo que la norma ha incurrido en un error de técnica legislativa al establecer el punto de partida del plazo. Este error podría generar un círculo vicioso probatorio en los casos concretos, según explicamos a continuación: si el trabajador exige el pago de beneficios laborales económicos por periodos que exceden los 5 años de antigüedad, el empleador podrá decir que sí los pagó, pero que como han pasado más de 5 años desde la fecha de pago los ha destruido porque la ley establece que no está obligado a conservarlos; en consecuencia, no tiene ningún documento para acreditar la fecha en que se realizó el pago, que es el punto de partida para calcular el plazo de los 5 años.

Por su parte, el trabajador manifestará que nunca le pagaron dichos beneficios, por lo que el punto de inicio del plazo de 5 años no ha existido, y por tanto el empleador sí estaba obligado a conservar los documentos que acrediten los documentos y constancias de pago; y en aplicación del principio de carga de la prueba, es el empleador quien debe acreditar el pago.

Ante esta disyuntiva y considerando el principio protector que prima en los criterios de los jueces laborales en nuestro país, podríamos predecir que la balanza se inclinará muy posiblemente a favor del trabajador; por lo que finalmente la norma comentada podría convertirse en letra muerta y no ser aplicada en la práctica judicial.

Tomando en cuenta esta situación problemática e intentando dar respuesta a la pregunta que planteamos en el título de este comentario, considero que los empleadores deben ser cautos y prevenidos. Por tanto, si tienen en su poder la documentación que acredita el cumplimiento de los beneficios laborales económicos, es mejor conservarla por lo menos hasta que el trabajador haya cesado y se hayan cumplido los 4 años del plazo de prescripción.